University Farm

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

  • Increase font size
  • Default font size
  • Decrease font size

Home Surat Dinas

Bentuk Surat Dinas yang baru

E-mail Print PDF

Bentuk Surat Dinas UF yang baru :

(sesuai dengan fomat Tata Naskah Dinas IPB)

Contoh Surat Dinas UF Terbaru (setelah 6 Oktober 2017)

Adapun tata cara pembuatan Surat Dinas tersebut diatas adalah sebagai berikut:

Tata Cara Pembuatan Surat Dinas UF sesuai TND IPB

Tata Cara Penulisan Surat Dinas sesuai TND IPB:

SURAT DINAS

1.  Pengertian

Surat Dinas merupakan naskah dinas yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi institusi.

2.  Kewenangan

Pejabat yang berwenang menandatangani Surat Dinas untuk tingkat IPB adalah Rektor, Wakil Rektor, dan Sekretaris Institut. Untuk tingkat fakultas/sekolah adalah Dekan.  Untuk tingkat unit kerja yang berwenang menandatangani adalah pimpinan unit kerja yang membuat Surat Dinas.

3.  Jenis Huruf

Naskah surat dinas diketik dengan jenis huruf Times New Roman dengan ukuran huruf 11 atau 12, di atas kertas A4.

4.  Bagian surat dinas

Bagian surat dinas terdiri atas:

a.    Kepala

Kepala surat dinas menggunakan tatacara pembentukan dan format kepala naskah dinas.

b.   Pembuka

Pembuka surat dinas terdiri atas:

1)   nomor surat dinas:

a)    berisikan nomor urut, kode surat, dan tahun pembuatan surat;

b)   kata nomor diketik di sebelah kiri di bawah garis kepala surat dinas; dan

c)    nomor urut tidak dikombinasikan dengan huruf.

2)   lampiran surat dinas:

a)    kata lampiran diketik di bawah kata Nomor dan menyebutkan jumlah lampiran;

b)   jumlah lampiran yang dapat diketik dengan satu atau dua kata diketik dengan huruf dan diawali dengan huruf kapital, tidak didahului atau diikuti angka, sedangkan yang tiga kata atau lebih diketik dengan menggunakan angka Arab; dan

c)    kata lampiran tidak diketik apabila tidak ada yang dilampirkan.

d)   lampiran tidak harus diberikan kepada semua tembusan.

3)   hal surat dinas:

a)   berisikan inti keseluruhan isi surat dinas diketik dengan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diakhiri tanda baca;

b)   kata hal (bukan perihal) diketik di bawah kata lampiran dan apabila tidak ada yang dilampirkan, kata hal diketik di bawah kata nomor.

4)   tanggal surat dinas:

a)    diketik di sebelah kanan sebaris dengan nomor surat;

b)   tanggal surat dinas tidak disertai nama tempat pembuatannya.

5)   alamat tujuan surat dinas:

a)    pengetikan alamat tujuan surat didahului frasa yang terhormat disingkat Yth. kemudian nama jabatan atau nama orang yang dituju;

b)   singkatan Yth. diketik di bawah kata Hal (bukan perihal); dan

c)    nama tempat pada alamat yang dituju tidak didahului kata depan di.

c.    Isi

Isi surat dinas terdiri atas:

1)   pendahuluan merupakan kalimat pembuka isi surat dinas, diketik singkat dan jelas;

2)   awal kalimat isi surat dinas diketik di bawah dan sejajar dengan alamat tujuan surat;

3)   isi pokok berisi uraian dari inti surat dinas; dan

4)   kalimat penutup merupakan kalimat yang mengakhiri isi surat dinas.

d.   Penutup

Penutup surat dinas terdiri atas:

1)   nama jabatan penanda tangan surat dinas yang diketik di bagian kanan bawah dengan huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali kata penghubung, dan diakhiri tanda baca koma (,);

2)   nama pejabat yang menandatangani surat dinas diketik di bawah, sejajar dengan nama jabatan, dan menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diapit dengan tanda kurung dan garis bawah.  Nama pejabat sebagaimana dimaksud dapat mencantumkan gelar akademik;

3)   tanda tangan pejabat dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat;

4)   singkatan NIP diketik di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani serta menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak;

5)   cap dinas atau cap jabatan dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri tandatangan pejabat; dan

6)   apabila ada tembusan, dibuat dengan menggunakan tatacara sebagaimana pembuatan tembusan pada surat edaran.

7)   Setiap surat dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dibubuhi paraf terlebih dahulu oleh pejabat yang bertugas menyiapkan konsep surat dinas tersebut.  Paraf dibubuhkan disebelah kiri/sebelum nama pejabat penandatangan paraf surat dinas.

8)   Jika diperlukan boleh mecantumkan footer, misalnya logo ISO, Akreditasi, dan kotak paraf.

e.    Tembusan jika diperlukan

5.  Nomor halaman naskah

Nomor halaman naskah diketik dengan menggunakan Nomor halaman naskah diketik dengan menggunakan nomor urut angka Arab dan dicantumkan secara simetris di tengah atas dengan membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor, kecuali halaman pertama naskah dinas yang menggunakan kop naskah dinas tidak perlu mencantumkan nomor halaman.

6.  Ketentuan jarak spasi

Ketentuan jarak spasi adalah sebagai berikut:

a.   Jarak antara bab dan judul adalah dua spasi.

b.   Jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama dan kedua adalah satu spasi.

c.   Jarak antara judul dan subjudul adalah empat spasi.

d.   Jarak antara subjudul dan uraian adalah dua spasi.

e.   Jarak masing-masing baris disesuaikan dengan keperluan.

f.    Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya diperhatikan aspek keserasian dan estetika, dengan mempertimbangkan isi naskah dinas.

7.  Penentuan Batas/Ruang Tepi

Demi keserasian dan kerapian (estetika) dalam penyusunan naskah dinas, diatur supaya tidak seluruh permukaan kertas digunakan secara penuh. Oleh karena itu, perlu ditetapkan batas antara tepi kertas dan naskah, baik pada tepi atas, kanan, bawah, maupun pada tepi kiri sehingga terdapat ruang yang dibiarkan kosong. Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada peralatan yang digunakan untuk membuat naskah dinas, yaitu:

a.  ruang tepi atas : apabila menggunakan kop naskah dinas, 2 spasi di bawah kop, dan apabila tanpa kop naskah dinas, sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi atas kertas;

b.  ruang tepi bawah : sekurang-kurangnya 2,5 cm dari tepi bawah kertas;

c.  ruang tepi kiri : sekurang-kurangnya 3 cm dari tepi kiri kertas; batas ruang tepi kiri tersebut diatur cukup lebar agar pada waktu dilubangi untuk kepentingan penyimpanan dalam ordner/snelhechter tidak berakibat hilangnya salah satu huruf/kata/angka pada naskah dinas;

d.  ruang tepi kanan : sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi kanan kertas.

Catatan:

Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang tepi seperti tersebut di atas bersifat fleksibel, disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatu naskah dinas. Penentuan ruang tepi (termasuk juga jarak spasi dalam paragraf) hendaknya memperhatikan aspek keserasian dan estetika.

 

Jenis naskah dinas yang akan menjadi arsip statis (permanen), arsip-arsip ini harus dijaga keasliannya tidak boleh dibolongin atau ditulisi:

  1. Peraturan;
  2. Keputusan;
  3. Standar operasional prosedur;
  4. Surat edaran;
  5. Nota kesepahaman;
  6. Surat perjanjian;
  7. Laporan tahunan.

 

File Surat Dinas UF terbaru dalam bentuk file .pdf bisa di download disini: contoh_surat_dinas_UF_sesuai_pedoman_TND_2017.pdf

File Surat Dinas UF terbaru dalam bentuk file .doc bisa langsung di download disini: contoh_surat_dinas_UF_sesuai_pedoman_TND_2017.doc

 

Penulis: Anita Handayani

 

Surat Dinas

Surat Dinas merupakan naskah dinas yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi institusi.

Naskah surat dinas diketik dengan jenis huruf Times New Roman

dengan ukuran huruf 11 atau 12, di atas kertas A4.

Bagian surat dinas terdiri atas:

Kepala surat dinas menggunakan tatacara pembentukan dan format kepala naskah dinas.

Pembuka surat dinas terdiri atas:

1) nomor surat dinas:

a) berisikan nomor urut, kode surat, dan tahun pembuatan surat;

b) kata nomor diketik di sebelah kiri di bawah garis kepala surat dinas; dan

c) nomor urut tidak dikombinasikan dengan huruf.

2) lampiran surat dinas:

a) kata lampiran diketik di bawah kata Nomor dan menyebutkan jumlah lampiran;

b) jumlah lampiran yang dapat diketik dengan satu atau dua kata diketik dengan huruf dan diawali dengan huruf kapital, tidak didahului atau diikuti angka, sedangkan yang tiga kata atau lebih diketik dengan menggunakan angka Arab; dan

c) kata lampiran tidak diketik apabila tidak ada yang dilampirkan.

d) lampiran tidak harus diberikan kepada semua tembusan.

3) hal surat dinas:

a) berisikan inti keseluruhan isi surat dinas diketik dengan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diakhiri tanda baca;

b) kata hal (bukan perihal) diketik di bawah kata lampiran dan apabila tidak ada yang dilampirkan, kata hal diketik di bawah kata nomor.

4) tanggal surat dinas:

a) diketik di sebelah kanan sebaris dengan nomor surat;

b) tanggal surat dinas tidak disertai nama tempat pembuatannya.

5) alamat tujuan surat dinas:

a) pengetikan alamat tujuan surat didahului frasa yang terhormat disingkat Yth. kemudian nama jabatan atau nama orang yang dituju;

b) singkatan Yth. diketik di bawah kata Hal (bukan perihal); dan

c) nama tempat pada alamat yang dituju tidak didahului kata depan di.

Isi surat dinas terdiri atas:

1) pendahuluan merupakan kalimat pembuka isi surat dinas, diketik singkat dan jelas;

2) awal kalimat isi surat dinas diketik di bawah dan sejajar dengan alamat tujuan surat;

3) isi pokok berisi uraian dari inti surat dinas; dan

4) kalimat penutup merupakan kalimat yang mengakhiri isi surat dinas.

Penutup surat dinas terdiri atas:

1) nama jabatan penanda tangan surat dinas yang diketik di bagian kanan bawah dengan huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali kata penghubung, dan diakhiri tanda baca koma (,);

2) nama pejabat yang menandatangani surat dinas diketik di bawah, sejajar dengan nama jabatan, dan menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diapit dengan tanda kurung dan garis bawah. Nama pejabat sebagaimana dimaksud dapat mencantumkan gelar akademik;

3) tanda tangan pejabat dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat;

4) singkatan NIP diketik di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani serta menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak;

5) cap dinas atau cap jabatan dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri tandatangan pejabat; dan

6) apabila ada tembusan, dibuat dengan menggunakan tatacara sebagaimana pembuatan tembusan pada surat edaran.

7) Setiap surat dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dibubuhi paraf terlebih dahulu oleh pejabat yang bertugas menyiapkan konsep surat dinas tersebut.  Paraf dibubuhkan disebelah kiri/sebelum nama pejabat penandatangan paraf surat dinas.

8) Jika diperlukan boleh mecantumkan footer, misalnya logo ISO, Akreditasi, dan kotak paraf.

Nomor halaman naskah diketik dengan menggunakan Nomor halaman naskah diketik dengan menggunakan nomor urut angka Arab dan dicantumkan secara simetris di tengah atas dengan membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor, kecuali halaman pertama naskah dinas yang menggunakan kop naskah dinas tidak perlu mencantumkan nomor halaman.

Ketentuan jarak spasi adalah sebagai berikut:

a.   Jarak antara bab dan judul adalah dua spasi.

b.   Jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama dan kedua adalah satu spasi.

c.   Jarak antara judul dan subjudul adalah empat spasi.

d.   Jarak antara subjudul dan uraian adalah dua spasi.

e.   Jarak masing-masing baris disesuaikan dengan keperluan.

f. Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya diperhatikan aspek keserasian dan estetika, dengan mempertimbangkan isi naskah dinas.

Demi keserasian dan kerapian (estetika) dalam penyusunan naskah dinas, diatur supaya tidak seluruh permukaan kertas digunakan secara penuh. Oleh karena itu, perlu ditetapkan batas antara tepi kertas dan naskah, baik pada tepi atas, kanan, bawah, maupun pada tepi kiri sehingga terdapat ruang yang dibiarkan kosong. Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada peralatan yang digunakan untuk membuat naskah dinas, yaitu

a.  ruang tepi atas : apabila menggunakan kop naskah dinas, 2 spasi di bawah kop, dan apabila tanpa kop naskah dinas, sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi atas kertas;

b.  ruang tepi bawah : sekurang-kurangnya 2,5 cm dari tepi bawah kertas;

c.  ruang tepi kiri : sekurang-kurangnya 3 cm dari tepi kiri kertas; batas ruang tepi kiri tersebut diatur cukup lebar agar pada waktu dilubangi untuk kepentingan penyimpanan dalam ordner/snelhechter tidak berakibat hilangnya salah satu huruf/kata/angka pada naskah dinas;

d.  ruang tepi kanan : sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi kanan kertas.

Catatan:

Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang tepi seperti tersebut di atas bersifat fleksibel, disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatu naskah dinas. Penentuan ruang tepi (termasuk juga jarak spasi dalam paragraf) hendaknya memperhatikan aspek keserasian dan estetika.

Last Updated on Thursday, 02 November 2017 06:17  

Add comment


Security code
Refresh